ガントチャート描画マクロ ガント君_Ver1.10  バージョンアップ

ガント君

ガント君_Ver1.10は、8名のお客様にご購入いただきました。
ありがとうございました。

現在、ガント君_Ver1.10は旧バージョンとなっておりご購入いただけません。

 


ガントチャートはプロジェクト管理に使われるツールで、計画と進捗状況を見える化するものですが、
ガントチャートを有効に活用するためには、常に最新状況に更新し、計画と実績の差を把握(予実管理)しながら、新たなタスクを追加したり日程を引き直したりすることが重要です。

とはいうものの、ガントチャートの更新作業自体がプロジェクトメンバーの負担になり、ガントチャートの運用がうまくいかない場合もあります。

そこで、

更新作業の負荷が重荷になるためガントチャートを諦めている/諦めてしまった方には、「ガント君」をお勧めします。

ガント君は「計画の作成と進捗管理を手軽に行う事で、プロジェクト達成をサポートする事」をコンセプトとして作ったエクセルマクロです。

 

この度ガント君をバージョンアップしVer1.10となりました。
イメージを掴んでいただくために、動作状況を動画で用意しましたのでご覧ください。

ガントチャート描画動作

 

完了タスク群をダブルクリックで非表示/表示

最新のガント君はウェブショップのBASEとStores.jpにて販売しています。
興味を持っていただいた方は、こちらのリンクからお買い求めください。

BASEの販売ページ

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それでは、バージョンアップによる主な変更点と最新版の特徴を紹介します。

 

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主な変更点

Ver1.00からの主な変化は下記の点です。

①チーム共有用ファイルの自動保存機能の追加
この機能をONにしておくと、ガント君を保存しているフォルダと同一フォルダ内に共有用フォルダを自動で作成し、その中にチーム共有用ファイルを自動保存します。
この変更により、チームメンバーはガント君とは別の共有用ファイルを閲覧する事で、常に最新のプロジェクト状況を確認可能になります。
ガント君へのアクセス者を減らすことにより、ガント君の弱み(複数名で同時編集できない)を軽減します。

②空白行の自動削除機能の追加
「ガントチャート更新時点で空白となっている行を自動で削除する」よう変更しました。
WBSを作成する際に空白行を追加したものの使用しない場合がありますが、
この変更により、空白行を自分で削除する手間を省く事が出来ます。

③稼働日計算において「土日&休日を稼働日に含める」オプションの追加
基本的には土日&休日は稼働日としてカウントしませんが、土日&休日は稼働日としてカウント出来る設定を追加しました。
この変更により、不定休のフリーランスの方々でもガント君が使いやすくなります。

 

ガント君_Ver1.10の特徴

ガント君は、「計画の作成と進捗管理を手軽に行う事で、プロジェクト達成をサポートする事」をコンセプトとして作ったエクセルマクロです。
WBS(Work Breakdown Structure)を作成し、計画と実績の日付を入力すれば、ガントチャートを自動で描画します。
また、タスクリストを同時に作成し、タスクの進捗管理に役立てる事が出来ます。
※2019/5/5 Ver1.10へバージョンアップしました。

 

プロジェクトリーダー/メンバーが計画の作成と進捗管理を手軽に行うことが出来るよう、本マクロは下記16個の機能を備えています。

 

1. 計画/実績バーの描画機能

1つのタスクに対して計画および実績の開始日と終了日を入力し、更新ボタンをクリックするだけで計画バーおよび実績バーを描画することが出来ます。
計画バーおよび実績バーの描画機能はそれぞれON/OFFができます。計画バーだけ表示したい場合や、実績バーだけ表示したい場合にも対応できます。
また、描画期間を任意に設定できます。

バーの形状について

大項目アイテム/中項目/アイテム/小項目アイテム/タスクのそれぞれについて、計画バーおよび実績バーを描画します。

タスクは四角いバーで描画します。

大項目アイテム/中項目/アイテム/小項目アイテムについては、タスクを内包している事をイメージさせるバーの形状で描画します。
タスクとは異なる形状にすることで、より上位概念のアイテムである事を直感的に理解できます。

計画バーについて

計画バーは
①通常アイテム
②期日3まで3稼働日を切ったアイテム
③期日当日/期日を過ぎたアイテム
の3種類について、それぞれ別の色の描画することが出来ます。

例えば、②期日3まで3稼働日を切ったアイテムの計画バーは、黄色など弱めの警告色で表示する事で、近々完了させなくてはならないアイテムへの注意を促すことが出来ます。

③期日当日/期日を過ぎたアイテムは、赤色などの強めの警告色で表示する事で、直ちにアイテムを完了させるか、計画を変更するかのどちらかが必要であることを直感的に伝える事が出来ます。

なお、計画バーの描画領域に対応するセルには、「数字の0」が記入されます。 ※背景と同色
セルに数字が記入されている事で、キーボードの操作「Ctrl+矢印キー」でも計画バーの位置に画面をジャンプさせる事ができ、マウスによる画面の横スクロールの回数を減らす事が出来ます。

実績バーについて

計画バーは
①着手したが未完のアイテム
②完了(Close)したアイテム
の2種類について、その差が分かるように描画することが出来ます。

①着手したが未完のアイテムは、枠線無しの実績バーで描画されます。

②完了したアイテムは、枠線有りの実績バーで描画されます。
枠線の有無により、完了(Close)したアイテムを直感的に理解できます。

 

2. 本日線/〆切線の描画機能

ガントチャート上に本日線(ガントチャート更新日)を引くことが出来ます。
「現時点で開始しているべきタスク、現時点で完了しておくべきタスク、今後開始すべきタスク」などをチェックする際に、基準とする線が見えているので便利です。
※稲妻線ではなく、直線です。

また、各タスクに任意の日付の〆切線を引く事が出来ます。
計画を立てる際には〆切を意識して逆算しながら計画を立てると全体像を素早くつかむことが出来ます。
また、クリティカルパスとなるタスクに〆切線をつけておくような使い方にも活用できます。

なお、本日線の描画領域に対応するセルには、「数字の0」が記入されます。 ※背景と同色
数字が記入されている事で、キーボードの操作「Ctrl+矢印キー」でも本日線の位置に画面をジャンプさせる事ができ、マウスによる画面の横スクロールの回数を減らす事が出来ます。

 

3. 稼働日の自動計算機能

1つのアイテムに対して開始日と終了日を入力すれば、計画および実績それぞれの稼働日を自動計算します。
この機能により、土日や休日などを数えて稼働日を算出煩わしさから解放されます。
(稼働日 = 終了日 - 開始日 - 土日&休日日数  となります。)
※設定を変更すれば、土日や休日を稼働日としてカウントする事も可能です。

計画における稼働日を見える化することは、プロジェクトの日程管理に大きく役立てる事が出来ます。
また、実績における稼働日を見える化することで、計画と実績の稼働日差を比較し、今後の計画の見積もり精度向上や、業務の習熟度を指標化することにも役立てる事が出来ます。

 

4. 罫線の自動変更&休日の自動着色機能

アイテムの追加や描画期間の変更により、罫線の変更や土日の色変更が必要となる場合でも、罫線変更と土日の着色をガント君が自動で行います。
この機能により、煩わしい書式の調整を行う必要がなくなります。

デフォルト設定では土日のみを着色していますが、休日の追加設定も可能です。
また、逆に土日を稼働日にする(休日の削除)設定もできます。

この機能により、使用する方々の休日設定に合うようにカレンダーをカスタマイズすることでき、会社の状況に合わせた稼働日算出が可能になります。

 

5. カレンダーによる日付入力支援

Ver1.00よりカレンダーによる日付入力支援機能が利用できます。
「カレンダー入力」ボタンをクリックすると、カレンダーがポップアップし、任意の日付を選択して日付セルに入力することが出来ます。

計画を立てる際には、3カ月以上先の日付を入力する事が度々発生します。その際には、曜日が分かると計画が非常に立てやすくなります。
卓上カレンダーを確認したり、Windowsのカレンダーを確認する手間を省くことが出来ます。
また、テンキーのついていないノートPCではカレンダー入力の方が楽に入力できます。

キーボードで日付入力も出来るため、好みに合わせてご使用ください。

 

6. 大中小項目の日付セルの自動入力機能

WBSを作ると、大項目/中項目/小項目はタスクをネストした構造になります。
その関係性を利用して、タスクの開始日&終了日情報を元に、大項目/中項目/小項目の開始日や終了日を自動入力することが出来ます。
※タスクの開始/終了日付が空白の場合は、日付の自動入力が出来ない場合があります。

WBSを作る際には、上位項目から作成していきますが、進捗を管理する際には、タスクと上位項目(大中小項目)との整合性が保たれる必要があります。

この機能をONにしておくと、細分化されたタスクの計画や実績の開始日と終了日から大中小項目の終了予定日が自動入力されるため、大中小項目に設定しておいた終了予定日が〆切日を超えてしまった場合は、計画見直しや、増員/残業の必要性などに気づく事が出来ます。

「計画の日付セルには適用しない」事が出来るので、プロジェクト初期に計画(WBS)を作る際には自分で計画の全体像を作り、タスクの日程まで落とし込む事をお勧めします。
進捗管理&計画変更を行う際には、計画も実績も自動入力しておくと日程の整合性が自動でとれるため便利です。

 

7. 完了タスク群の自動非表示機能

大中小項目にネストされたタスク群がすべて完了している場合と大項目が完了している、タスク群毎、大項目毎に自動で非表示化する事が出来ます。

ガントチャートは大きな流れを把握しつつタスクを細分化することでプロジェクトを効率的に管理できるようにしますが、アイテムが多すぎる場合に大きな流れを把握しにくくなる場合があります。
この機能をONにすることで、完了したタスク群&大項目を非表示にすることで、これまでの大きな流れを把握しやすくすることが出来ます。

非表示化した部分は+ボタンが表示され、+ボタンをダブルクリックすると再表示されます。
再表示した部分はーボタンが表示され、-ボタンをダブルクリックすると非表示化されます。

完了タスク例

非表示化機能の有効化

非表示化例(非表示化部分に+ボタンを表示)

再表示化例(+ボタンのダブルクリックで再表示し、再表示部分に-ボタンを表示)

 

8. 長期表示シートの自動作成機能

1~2カ月分くらいの日程を見通せるガントチャートをベースとして作成しますが、
さらに長期(1年分くらい)の日程を見通せる長期表示のガントチャートも同時に作成することが出来ます。 ※表示列幅調整機能があるのである程度自由が利きます。

この機能により、同一プロジェクトの現状を短期と長期の視点から確認することが出来ます。
わざわざ列の幅を調整して長期表示用の変更する必要がありません。

 

9. タスクリスト自動作成機能

①今後2週間以内に完了予定となっているのアイテム
②未完の着手中アイテム
の2つを自動で集計し、タスクリストを作成します。
デフォルトでは担当者別に並べ替えますが、好みの形にソート/並び替えが可能です。

ガントチャートはプロジェクトの全体像と各タスクの関係性を把握しやすいですが、担当者別の負荷状況が分かりにくくなります。タスクリストにより、負荷状況を考えたタスクの再割り当て、担当者別のタスク忘れ防止に役立てる事が出来ます。

なお、自動作成するタスクリストでは、大/中/小項目とタスクの関係が分かるように必要な情報が追記されます。

 

10. バックアップ情報の自動保存

ガントチャートを更新する度に、タスクや日程情報等のバックアップ情報を自動で保存することが出来ます。

この機能をONにしておくと、ガント君を保存しているフォルダと同一フォルダ内にバックアップ用フォルダを自動で作成し、その中にバックアップ用ファイルを自動保存します。

ガント君でプロジェクトを管理していくためには、社内のサーバーなどのプロジェクトメンバーがアクセスできる場所にファイルを保存し、複数人でガント君を更新していく必要があります。
複数人で同じファイルを操作するため、ファイルを誤って消去してしまうリスクがありますが、時にバックアップファイルがあればすぐに復元が可能です。

 

11. チーム共有用ファイルの自動保存  ←New!

ガントチャートを更新する度に、チーム共有用ファイルを自動で保存することが出来ます。

この機能をONにしておくと、ガント君を保存しているフォルダと同一フォルダ内に共有用フォルダを自動で作成し、その中にチーム共有用ファイルを自動保存します。
共有用ファイルの内容は、ガントチャートが描画されたシートとタスクリストが記載されたシートです。
チームメンバーは共有用ファイルを閲覧する事で、常に最新のプロジェクト状況とタスクリストを確認可能になります。
なお、チームリーダーやサブリーダーのみが時間帯を区切ってガント君を閲覧&編集するようルール化する事によって、チームリーダーやサブリーダーが同時に更新作業をしない環境を整える事が重要です。

※古くなって共有用ファイルは自動で削除していきます。

 

12. メモを残す機能

図形を挿入し文字を書いておくと、メモとして残すことが出来ます。
ガントチャートでは表現できない特記事項を伝えたいときに便利です。

なお、この機能をOFFにしてガントチャートを更新するとメモがすべて削除されます。
※消してしまったメモは復元することが出来ないので注意してください。

 

13. クリックによる行(タスク)の上移動/下移動/追加/削除機能

プロジェクト管理をしていく中で、頻繁にWBSを変更する機会が発生し、新規行の追加やすでにある行(タスク)を削除/上移動/下移動させたいケースが頻繁に発生します。

ガント君では、マウス操作により行(タスク)の追加/削除/上移動/下移動を1クリックで行うことが出来ます。
エクセルの基本操作よりも簡単な操作でWBSの変更を行うことが出来ます。
※エクセル機能の行の挿入/削除やカット&ペーストによる移動も従来通り可能です。

なお、選択した範囲に対して動作するため、1行でも複数行でも対応可能です。
例えば、2行追加したい場合には、行を追加したい箇所の下で2行分のセルを選択し、「行の挿入」ボタンをクリックします。

ガント君が、2行の追加を自動で行います。

 

14. 各描画色の変更機能

各図形の描画色を好みの色に変更することが出来ます。

詳細設定画面から、RGB形式で色を指定してください。

 

15. ガントチャート更新後のグループ化行列の折りたたみ

ガントチャートを更新後に、すでにグループ化した箇所を折りたたんだ状態で表示します。

完了したタスク群や大項目は、自動で非表示化する機能がありますが、完了していない計画は非表示化できません。
将来的な計画を細かく表示したくない場合には、各自でグループ化する等していただく必要があります。

仮にグループ化した計画を折りたたんで表示したい場合には、この機能をONにしてください。

グループ化は手動設定

ガントチャート更新後にグループ化部分を折りたたんで表示

 

16. 表示行&列幅の自動調整機能

WBSと日付を入力し、ガントチャートを更新すると表示行や表示列幅が自動調整されます。
「自分で調整範囲を選択して幅を変える」という面倒な幅調整をガント君が代行します。

また、表示列幅については幅を自由に設定できるので、画面に表示される期間を好みの期間に設定することが出来ます。

表示行や表示列幅の自動調整機能はON/OFFが出来ます。行高さや列幅を個別に変更したい場合には機能をOFFしてください。

 

ガント君の活用イメージ

大きく3つの場面でガント君を活用できます。
あなたの今の状況に当てはまるでしょうか?

小規模プロジェクトの運営状況管理に

複数部門が関係するプロジェクトの運営管理に、ガント君を活用することが出来ます。
管理可能なプロジェクトの目安としては、メンバー30人以下で構成されるプロジェクト、もしくは5チーム以下で構成されるプロジェクトとなります。
ただし、エクセルをベースとしているガント君は同時編集が出来ないため、プロジェクトリーダーやサブリーダー(計6名前後)が代表して更新作業をするように調整する必要があります。
例えば、ガント君を社内共有サーバー等で保管し、プロジェクトリーダーや各チームのサブリーダーがガント君を更新する仕組みにします。
ガントチャートを更新するとチーム共有用ファイルが自動作成されるので、すべてのメンバーはチーム共有用ファイルで最新状況を把握します。
上記運営を行えば、プロジェクトリーダーとサブリーダーがコミュニケーションを取る機会が増加し、プロジェクトリーダーがプロジェクト達成に向けて指揮を執りやすくなります。
また、メンバーはプロジェクト全体の中における自分のタスクの位置づけが理解できるようになります。

※多くの人(例えば50人以上)が関わるプロジェクトの場合は、エクセルマクロは向いていません。

 

部や課の運営管理に

部や課の運営も小規模プロジェクト同様に、ガント君を用いて管理することが出来ます。
例えば、部や課の目標を達成するための小目標を大項目として捉え、中項項目→小項目→タスクまで細分化して部や課のミッション達成管理に役立てる使い方ができます。
部における小項目を課における大項目とするなどの関係性を保つことで、部の運営方針と課の運営方針の整合性を保つことが出来ます。
※部の運営では、各課の課長やチームリーダーが進捗管理をするように調整する必要があります。
※課の運営では、各課のチームリーダーが進捗管理をするように調整する必要があります。

 

自分の目標達成サポートに

自分自身の目標達成のためにも、ガント君を活用することが出来ます。
例えば、私生活や仕事などにおける大きな目標を達成するための小目標を大項目として捉え、中項目→小項目→タスクまで細分化してWBSを作成します。
タスクを1つずつクリアすることで大目標の達成に近づく事が出来ます。
ガント君を用いるとWBSを作る際に目標までの筋道を立てる事ができ、さらに進捗管理を簡単に行うことが出来ます。

 

販売ページと操作マニュアルなど

最新のガント君はウェブショップのBASEとStores.jpにて販売しています。
興味を持っていただいた方は、こちらのリンクからお買い求めください。
※両ショップとも同じファイルをダウンロード頂けます。

BASEの販売ページ

Stores.jpの販売ページ

 

ガント君_Ver1.10のマニュアルを確認したい方は、こちらのリンクをご確認ください。

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仕様差についてはこちらのリンクをご確認ください。

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